ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la
estructura organizativa. El
Organigrama es un
modelo obstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de un
organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el
análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El
Organigrama tiene doble finalidad: *Desempeña un
papel informativo, al permite que los integrante de
la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus
características generales. * de instrumentos parc
análisis estructural al poner de
relieve, con la
eficacia propia de las representaciones
gráficas, las particularidades esenciales de
la organización representada.
CLASIFICACIÓN DE LOS ORGRANIGRAMA
La clasificación que se hará tiene , más que todo, una finalidad pedagógica. La-clasificación del organigrama se hace tomctnd en cuenta una se" de-críterios y factores En consecuencia, procedemos a estableces ‘as bases pára posteriormente caracterizar cada tipo en partÍcufar. SegUn la forma como muestran la
estructura son;
· Analítico
· . Generales
· Suplementarios
ANALÍTICOS Son los
organigramas específicos, los cuales suministran una
información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con
datos circunstanciados.Se destinan al uso de los directores, expertos y
personal del
estado mayor.
GENE Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinto de la
organización: se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino generales por ser las más comunes.
SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales unidades pueden ser una
dirección, una división, un departamento, una
gerencia, etc.. son complemento de los analíticos
Según la forma y disposición geométrica de los
Organigramas, éstos pueden ser:
, Verticales. Tipo clásico
, Horizontales.be izquierda a derecha
.Escalares.
, Circulares o concéntricos
,-
ORGANIGRAMAS VERTICALES. Este tipo de Organigrama es el de uso más frecuente y al cual están acostumbrada la mayoría de las personas. Este Organigrama representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su Jerarquía de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente. La figura (1)
muestra este tipo de organigrama para
una empresa. Los organigrama vert!c o Clásicos, tiene una modalidad para disposicion de sus unidades y consiste en lo siguiente a partir del nivel técnico (departamentos, dir
gerencia, etc.) ,.la unidades subsÍgutentes de los distintos niveles no se desplazan horizontalmente (de izquierda a’ derecha o viceversa), srno en estricto sentido vertical esta modalidad o variante se utiliza economizar espacio. La figura (2) representa el organigrama de la figura (1) , pero con la forma variante. Lidmanos la anteción para sei que los cinco tipo de organigrama que en lo delante ilustraremos tiene como
modelo al de la figura (1) Cuando se utiliza la variedad de organigrama de la figura (2) , no se sigue las
normas de espacio jerárquicos que privan al organigrama para el organigrama tradicional .(fig.1),.. sino que las unidades subalternas están determinadas jerárquicamente por las líneas que las unen a su unidad superior y por la forma de éstas. Por ejemplo, el departamento de tesorería (.fig.2) tienes dos unidades dé las misma jerarquía: son las unidades distinguida con los números (1) y (2).Esta unidades subdividen en otra unidad subalternas. La unidad (1) se subdivide en las unidades (3), (4) y (5). La (2) en la unidad (6) y (7). En consecuencia, la unidades (3), (4)Á5),(6) y (7) tienen la misma jerarquía a pesar de las unidades (3),(4) y (5) están encimas de las unidades (6) y (7).Como se observa la jerarquía no esta determinada por los .posiciones arriba o abajo. El razonamiento anterior es valido para el caso de las unidades (),(2),(3) y (4) del departamento de
administración, que aunque están colocadas en el mismo nivel no tiene igual jerarquía porque la de esta ultimas es mayor que las de aquella. Sin embargo, cuando las unidades de un organigrama vertical del tipo çlásico, tienen sus unidades colocadas en un mismo nivel, la que están así situadas poseen la misma jerarquía.
,
ORGANIGRAMA5. HORIZONTALE5 Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición, en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hdcia abajo. Este tipo de organigrama tiene algunas variaciones con respecto al vertical, las cuales consisten en que los nombres de las figuras tienden a ser colocados, en el
dibujo, sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o cuadrados). No pueden ser colocados los nombres en recuadros. También es usual describir las
funciones de las unidades más importantes en forma escrita y en el mismo
dibujo que
muestra la estructura , tal como lo ilustra la figura (3) -
-
ORGANIGRAMA HO CON VARIANTE La fig ira (4 muestra el organigrama de la figura (3), pero con el nombre de las unidades colocado en recuadros y con la adaptación de la variante del organigrama vertical de la figura (2). Se ilustra con los departamentos de
ventas, de tesorería ,
producción y
administración.
4v
ORGANIGRAMA E5CALAR Este modelo de organigrama es muy utilizado en los EE.UU. pero entre nosotros es poco conocido. Las
características principales del mismo son, entre otras que no utiliza lo recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas de las ÜaÍe,i ío rio Además, en un pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. Por ejemplo la figura 5 nos ilustra esto t en el departamento de admón.
>
OI CIV O CONCÉNTRICO: En este organigrama, los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro a fuera y en orden de importancia. Tal con’ lo il fi9ura (5J. También se uti!izan los or9anigrama funcionales. aquellos que muestra nada más que las relaciones de este tipo. La técnica de elaboración de estos organigrama consiste en colocar en círculos concéntricos las unidades de igual jerarquía. Se puede adoptar dos
normas para identificar las unidades, que son: se ponen los nombres de las unidades en los recuadros y se colocan éstos encima de cada círculo concéntricos; o bien, se le pone un numero de referencia a cada cuadro y luego se identifica el nombre con el número; esos nombres se mencionan aparte en una hoja adicional, o en la misma del dibujo. Este tipo de organigrama, como el lineal y el escalar es poco conocido, y menos aún usados entre nosotros. El organigrama circular; es recomendado por la practica de la
relaciones humanas, para disipar la
imagen de subordinación que traducen los organigrama verticales y tradicionales con esa forma de disposición de las unidades, las cuales están colocada unas arribas y atra a bajos Pensamos que este tipo e orgcríigrama requerirá de mucho
tiempo para que pueda ser aceptado entre nosotros, porque de él no se deriva ninguna, práctica; lejos de esto, se presta a confusiones e interpretaciones torcidas. Los organigramas se clasifican también con base en la rama o actividad de
la empresa a la que representa su estructura.
Los signos y símbolos de mayor uso son las siguientes:
1. Sobre las líneas llenas:
A) Líneas llenas sin interrupciones , indican la
autoridad formal, relációri de línea o mando ,
comunicación y la vía jerárquica. (ver anexo 6) B) Líneas llenas verticales indican
autoridad sobre. Las horizontales se?íalan especialización y correlación (ver anexo 7) 2. Líneas de puntos o discontinuas indican relaciones de
coordinación, y algunos las utilizan para se?íalar las relaciones funcionales. (ver anexo 8) 3. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geométrica (cuadrado , rectángulo y a veces círculos ) indica mando ,autoridad. (ver anexo 9) 4. Cuando la línea llena cae o se coloca los lados de la figura geométrica o recuadros, indica relación de apoyo. Unidad de apoyo es aquella a la cual sele coloca la línea al lado y la que ha salido de las unidades de la línea de la estructura principal. (ver anexo 10) - 5. Se recomienda línea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos finos para las unidades de menor jerarquía. El grosor de las líneas debe ir en disminución a que descendemos en la jerarquía. (ver anéxo u) --: - 6. Las líneas geométricas de latinidades deben guardar relaciones con la jerarquía, en lo que a su tamaño respecta; a mayor jerarquía de laS unidades, mayor será el tamaño relativo. (ver anexo 12) 7. La figura geométrica con un recuadro, significa condición especial o autónoma. Hay que se esto en el sitio de i del dibujo. (ver anexo 13) 8. Si se desea destacar una unidad, se utiliza medió recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se vaya a resaltar, tal como aquí se indica. Este detalle se utiliza para llamar la
atención sobre las unidades que se quiere poner de
relieve. (ver anexo 14) 9. Línea con inflexión en su trayectoria, indica que no existe relación en ella y la línea con la cual se cruza; donde el departamento de tesorería sólo tiene relación especial con la sucursal de ciudad Bolívar, en
materia particular. (ver anexo 15) 10. Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate se continuación de la estructura. También tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en el remate. La etcétera se usa en ocasiones, para indicar lo misnio.(ver anexo 16) 11. Líneas con zigzagueos al final y cuando ya a caer sobre una unidad o recuadro, indica relaciones esp y especia. También podría indicar discontinuidad a que la estructura mayor y esta ubicada en el trayecto de la línea llena (ver anexo 17 y 12. Círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que tienen un números en su interior; el cual esta colocado en otro recuadros o unidades de la estructura, indica un comité en el que participo todas las unidades seí con el mismo número. Se recomienda colocar el circulo en el espacio reservado al nivel que corresponda a la unidad de mayor jerarquía entre todas las participantes - - Tod unidades que tiene el número (1) por refere participan en el comité señalado con el círculo. En esta forma se evitan tas múltiples líneas para indicar la
coordinación entre esas unidades. (ver anexo 19).
Técnicas para la elaboración de los organiQramas
1. El organigrama es el resultado de la creación de una organización, la cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboración de un organigrama:
í Cuando se crea una nueva organización.
" Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y silo tiene, hay que organizar y reajustar.
2. Ningún organigrama debe tener el carócter de final, puesto que su
valor verdadero depende de que se le mantengo al día y en conson con los cambios que va experimentando la estructura.
3. El tipo de organigrama que ve a regir para la organización se selecciono de mutuo acuerdo con la
dirección, tomado como guía fundamental la
adopción del que resulte de mayor
utilidad y provecho para la
empresa, y no aquel destinado a satisfacer el capricho de alguien.
4. En el sector publico hay irrtencián de reorganizar sus
estructuras organizativas, y aun mas, su organización en general. La Comisión de Administración Publica de
Venezuela ha puesto mucho empeño. Este es un organismo asesor de la presidencia de la republica.. Por este condicionamiento a que esta sujeta, su labor no ha podido ser mas efectiva.
5 Ei
Venezuela el sector privado no tiene muy arr la practica de usar organigramas para sus
estructuras de la orgaruzacion, pero ello obedece, én parte, a la condición en que se enc la
industria y porque el tama?ío de la mayoría de las
empresas es relativamente pequeíio y por lo tanto no tiene gran necesidad de poseer esos elementos. Algunas de esas
empresas, que han adquirido cierto tamafio, han adoptado por elaborar su organigrama, por ejemplo, la
Electricidad de Caracas y algunas de las empresas llamadas "venezolanas", que no son mas que unidades descentralizadas de las casas ‘
matrices de EE.UU., Holanda y Gran Breta
Importancia de los organigramas
Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad,
función o autoridad que desempeiia la unidad en sí y’ Detecto fallo de
control evisór la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de
control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
